>Не понял насчет заселения... Куда заселяться то и скока это будет стоить?
По опыту совершенно аналогичного мероприятия на ВИФопойке-2 (МАКС-2001):
Организуется базовая точка - снимается, к примеру, коттеджный домик на ораву - во первых чтобы рядом на природе организавать "общение" (а то и внутри, если погода подкачает), чтобы до Москвы на бровях не добираться на последних электричках и метро, и спокойно отдохнуть. Соответственно не-москвичи, которым некуда податься, еще и могут там обосноваться.
На ВИФопойке-3 (Питер, Кронштадт-2002) для приезжих бронировались гостиницы, а мероприятие организовывалось в Кронштадте в баре (после военно-исторического похода по боевым местам). Из Питера в Кронштадт заказывался автобус (или два?).
На Вифопойке-1 (Москва-2000) и -4 (Смоленск-2003) я не смог приехать, но организация схожая.
Стоимость - подсчитают, сейчас главное на сколько человек рассчитывать. На обоих слетах, в которых я участвовал, я обходился емниип 500 рублями (без билетов, в случае МАКСА-2001) - это транспорт, если организуется, еда, питье, аренда чего-либо, футболки.