И наконец - об открытии Подольского архива и правилах работы в нем. 1946 год.
ПРИКАЗ ОБ ОТКРЫТИИ АРХИВА МИНИСТЕРСТВА ВООРУЖЕННЫХ СИЛ СССР В ПОДОЛЬСКЕ И О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ В НЕМ
№ 64 27 декабря 1946 г.
В целях обеспечения научно-исследовательской работы по описанию Великой Отечественной войны и изучению се опыта, приказываю:
1. Архив Министерства Вооруженных Сил СССР в г. Подольске открыть для работ с 15 января 1947 г.
2. Допуск к пользованию архивными документами производить по разрешени¬ям, выдаваемым на имя начальника отдела архивов Управления делами Министер¬ства Вооруженных Сил:
а) помощником начальника Генерального штаба Вооруженных Сил по научно- исследовательской работе — по вопросам оперативным, разведывательным, организационно-штатным, устройства тыла, численного и боевого состава войск и боевых потерь;
б) Управляющим делами Министерства Вооруженных Сил — по всем другим вопросам.
3. Разрешение на допуск выдавать по предварительным заявкам штабов групп войск и военных округов, начальников главных и центральных управлений Ми¬нистерства Вооруженных Сил, начальников военных академий и других учреж-дений.
В заявках на допуск должно быть указано: тема и цель работы, должность, зва¬ние, фамилия, имя и отчество командируемого и срок командировки. Командируе¬мые выезжают в г. Подольск только после получения уведомления о допуске и точ¬но к назначенному сроку.
Командировки для работы в архиве разрешать на срок не свыше 3 месяцев.
А. Выдачу справок по вопросам прохождения службы, денежного довольствия, наградным и прочим административным вопросам архиву производить самостоя¬тельно.
5. Для выполнения работ по снятию копий с архивных документов в штат от¬дела архивов Министерства Вооруженных Сил СССР ввести машинописное бюро в составе 5 машинисток и 2 чертежников вольнонаемных.
6. Управляющему делами Министерства Вооруженных Сил СССР к 15 янва¬ря 1947 г. обеспечить готовность архива в г. Подольске к выдаче дел для работы над ними, снятие копий с документов по заявкам командированных, оборудовать рабочие комнаты, организовать размещение и питание в соответствии с приказом № 021 от 2 июля 1946 г.
7. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке работы в архиве Министер¬ства Вооруженных Сил СССР.
Заместитель Министра Вооруженных Сил СССР
генерал армии БУЛГАНИН
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ В АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ВООРУЖЕННЫХ СИЛ СОЮЗА ССР
1. Выдача архивных документов для работы производится на основании раз¬решений, выдаваемых на имя начальника отдела архивов Управления делами Ми¬нистерства Вооруженных Сил:
а) помощником начальника Генерального штаба Вооруженных Сил по научно- исследовательской работе — но вопросам оперативным, разведывательным, организационно-штатным, устройства тыла, численного и боевого состава войск и боевых потерь;
б) Управляющим делами Министерства Вооруженных Сил — по всем другим вопросам.
В разрешении должно быть указано: воинское звание, фамилия, имя и отчество допущенного к работе над документами, какими документами и за какой период разрешается пользоваться, разрешается ли делать выписки и снимать копии с до¬кументов, срок работы в архиве.
2. Документальные материалы могут выдаваться из хранилищ архива:
а) в рабочие комнаты архива для научной и справочной работы;
б) за пределы архива, во временное пользование:
- Военно-историческому управлению Генерального штаба Вооруженных Сил — по распоряжению помощника начальника Генерального штаба по научно- исследовательской работе;
- военным судебно-следственным органам и органам государственной безо¬пасности — по распоряжению Управляющего делами Министерства Вооружен¬ных Сил.
3. Выдавать документальные материалы для работы на дом воспрещается.
4. Документальные материалы выдаются из хранилища и принимаются обрат¬но только офицером, ответственным за хранилище.
5. Выдаваемые из хранилища дела должны быть полностью оформлены: под¬шиты, пронумерованы, точно озаглавлены и заверены.
6. Наличие и состояние документов в делах, выдаваемых из хранилищ, должно быть тщательно проверено перед каждой выдачей.
7. Вместе с выдаваемыми из хранилища архива документальными материалами выдаются «листы использования» (форма № 1), которые обязательны к заполне¬нию лицом, работающим над документами.
8. На каждое выданное из хранилища дело или документ заводится карточка- заместитель (форма № 2), хранящаяся у офицера, ответственного за хранилище. При выдаче и возвращении дела или документа в карточке-замесгителе заполня¬ются соответствующие графы.
9. Учет выдаваемых из хранилища дел и документов архива ведется в «Книге учета выдачи документальных материалов из хранилища» (форма № 3), куда за¬носятся все без исключения выдаваемые дела и документы. Названные выше книги заводятся для каждого хранилища отдельно.
10. Документальные материалы за пределы архива выдаются на срок не более 30 дней, с соблюдением правил, установленных приказом НКО № 0150 от 1939 г.
11. Каждый возвращаемый в хранилище документальный материал должен быть тщательно проверен офицером, ответственным за хранилище, с точки зрения его полной сохранности. В случае обнаружения повреждения или исчезновения каких-либо бумаг из возвращаемых документов и дел, офицер, ответственный за хранилище, при участии сдатчика, составляет акт в двух экземплярах. Акт подпи¬сывается офицером, ответственным за хранилище и сдатчиком. Один экземпляр акта офицер, ответственный за хранилище, немедленно по составлении передает начальнику отдела архивов; второй экземпляр хранит при описи, по которой чис¬лится дело.
12. Документальные материалы с грифом «Особой важности» выдаются из хра¬нилищ архива только в рабочие комнаты и только лицам, имеющим особое разре¬шение помощника начальника Генерального штаба Вооруженных Сил по научно- исследовательской работе на допуск к этим материалам.
13. Работающий над архивными документальными материалами обязан:
а) строго соблюдать установленный в архиве порядок;
б) при получении документального материала тщательно проверить каждое выдаваемое ему дело и немедленно заявить офицеру, ответственному за хранили¬ще, об обнаруженных недочетах;
в) бережно обращаться с полученными материалами;
г) все выписки и заметки производить только в специальных рабочих тетра¬дях, пронумерованных, прошнурованных, опечатанных сургучной печатью и за¬веренных;
д) ежедневно, по окончании работы, сдавать законченные и незаконченные до¬кументальные материалы вместе со своими рабочими тетрадями офицеру, ведаю¬щему хранилищем.
14. При работе над документальными материалами запрещается подчеркивать текст и делать какие-либо отметки в документах, загибать листы, закладывать в дела и книги чтобы то ни было (кроме бумажных закладок), подкладывать доку¬менты под писчие материалы, держать документы под солнечными лучами, сни¬мать копии с текста, чертежей и карт путем подкладывания копировальной бума¬ги, а также на прозрачном материале (кальке) путем накладывания последнего на оригинал.
15. Снятие в необходимых случаях копий с документов производится средства¬ми архива.
16. По окончании работы все сделанные выписки и заметки, после просмотра их начальником архива, пересылаются к месту службы или командованию работав¬шего согласно приказу НКО № 0150 от 1939 г.
17. Лица, виновные в злостной порче, изъятии или хищении архивных доку¬ментальных материалов, привлекаются к судебной ответственности.
Управляющий делами Министерства Вооруженных Сил
генерал-лейтенант интендантской службы НАЙДЕНОВ
17 декабря 1946 г.
