тут мне подсказали про архив ГРУ и как туда обращаться
103160, г. Москва, К-160, в/ч 61379
говорят были примеры ответов на запросы туда (и они могут предоставить доступ через РГВА), но дело конечно сложное. Но писать можно и нужно и от своего лица, и, наверное, лучше от организации, можно и через военкомат, если речь о персоналиях. Но решает не архив, а понимание в подразделениях. Для этого нужно, конечно, и правильно замотивировать - чем больше аргументов об общественной и научной значимости, борьбе с фальсификацией истории - тем лучше.